Phát hiện các lỗi sai sót trong giấy tờ công chứng thì phải làm sao?
Xin chào các bạn độc giả! Trong quá trình công chứng không tránh khỏi sai sót, lỗi kỹ thuật. Khi đó sửa chữa sai sót trong giấy tờ công chứng thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết tại bài viết dưới đây.
MỤC LỤC
1. Công chứng là gì? Văn bản công chứng là gì?
2. Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng là gì?
3. Văn bản công chứng có nội dung bị sai thì có được sửa lại không?
4. Sửa lại nội dung công chứng thì sửa như thế nào?
Trả lời:
1. Công chứng là gì? Văn bản công chứng là gì?
Căn cứ theo khoản 1 và khoản 4 Điều 2 Luật Công chứng 2014 định nghĩa “công chứng” như sau:
“Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
…
4. Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật này.”
2. Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng là gì?
Sai sót trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch có thể chỉ là lỗi kỹ thuật hoặc có thể là lỗi khiến ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của các bên tham gia vào hợp đồng, giao dịch đó. Trong đó:
- Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng: Đây là sai sót trong việc ghi chép, đánh máy, in ấn trong các văn bản công chứng. Đồng thời, lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải là những lỗi không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng, giao dịch (căn cứ khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2014).
“Điều 50. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.”
- Các sai sót khác: Ngoài lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng thì còn có thể có những lỗi sai sót ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên. Nếu các lỗi ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ các bên thì cần sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.
Trong trường hợp đó thì phải có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người tham gia hợp đồng, giao dịch đó.
Đồng thời, điểm b khoản 2 Điều 7 Luật Công chứng 2014, nghiêm cấm người yêu cầu công chứng cung cấp các tài liệu, thông tin sai sự thật hoặc sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo, đã bị tẩy xoá, sửa chữa trái luật khiến nội dung của văn bản công chứng bị sai sót và có thể ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên.
“Điều 7. Các hành vi bị nghiêm cấm
2. Nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện các hành vi sau đây:
…
b) Người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng;”
Do đó, nếu là lỗi kỹ thuật do sai sót khi ghi chép, in ấn và không ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ các bên thì các bên chỉ cần thực hiện sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng.
Tuy nhiên, nếu thuộc các lỗi khác mà các lỗi này có thể ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của các bên thì tuỳ vào từng nội dung lỗi mà có thể thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ giao dịch, hợp đồng đó.
3. Văn bản công chứng có nội dung bị sai thì có được sửa lại không?
Căn cứ theo khoản 2 và khoản 3 Điều 50 Luật Công chứng 2014 quy định về sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng như sau:
“Điều 50. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
…
2. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
3. Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.”
Theo đó quy định chỉ cho phép chỉnh sửa trong trường hợp là sai sót về mặt kỹ thuật như lỗi đánh máy, ghi chép, in ấn và việc sai sót không có ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của bên tham giao dịch còn chỉnh sửa nội dung thì không được sửa lại văn bản công chứng.
4. Sửa lại nội dung công chứng thì sửa như thế nào?
Như trên đề cập, trường hợp thay đổi các nội dung trong văn bản công chứng mà không phải do lỗi kỹ thuật thì không được sửa lại văn bản đã công chứng. Do đó trường hợp này cần thực hiện ký phụ lục điều chỉnh hoặc thỏa thuận hủy văn bản đã công chứng theo Điều 51 Luật Công chứng 2014 như sau:
“Điều 51. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
1. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó.
2. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó và do công chứng viên tiến hành. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.
3. Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương này.”
Trân trọng./.
