Hồ sơ hợp lệ là gì? Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đã nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và cho đến nay, tôi nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ đăng ký. Tuy nhiên, tôi có hơi lo lắng vì không biết rằng việc bổ sung như vậy có làm ảnh hưởng đến quá trình xem xét hồ sơ đăng ký hay không. Do đó, tôi muốn biết thêm quy định về hồ sơ hợp lệ là gì? Và việc thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được pháp luật hiện hành quy định ra sao? Mong Luật sư giải đáp!
MỤC LỤC
2. Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Hồ sơ hợp lệ là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 20 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 về hồ sơ hợp lệ như sau:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
20. Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật này và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật.”
Quy định đặt ra tiêu chí xác định tính hợp lệ của hồ sơ trong quá trình đăng ký doanh nghiệp nhằm bảo đảm rằng hồ sơ khi được nộp đáp ứng đúng, đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định pháp luật. Đây không chỉ là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được tiếp nhận, xem xét và giải quyết theo đúng trình tự, thủ tục mà còn giúp thống nhất trong cách hiểu cũng như áp dụng trong thực tế.
2. Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định tại Điều 32 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp như sau:
“Điều 32. Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định hoặc thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thống nhất, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định này. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ghi toàn bộ yêu cầu sửa đổi, bổ sung đối với mỗi một bộ hồ sơ do doanh nghiệp nộp trong một thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
2. Nếu quá thời hạn trên mà không được cấp đăng ký doanh nghiệp hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
3. Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không còn giá trị. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ hủy hồ sơ đăng ký theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.”
Quy định đã thiết lập rõcơ chế xử lý đối với các hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa đáp ứng yêu cầu về tính hợp lệ, thống nhất thông tin hoặc vi phạm quy định về cáchđặt tên doanh nghiệp. Theo đó, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm thông báo đến doanh nghiệp hoặc người thành lập doanh nghiệp những nội dung cần sửa đổi, bổ sung dưới hình thức văn bản.
Đáng chú ý, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh phải thực hiện việc ghi nhận và tập hợp toàn bộ các yêu cầu sửa đổi, bổ sung đối với mỗi một bộ hồ sơ do doanh nghiệp nộp trong một thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Quy định không chỉ là trách nhiệm, nghĩa vụ của cơ quan có thẩm quyền đối với việc kiểm tra, rà soát thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký mà đây còn là cơ sở, khuyến khích doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu pháp lý theo luật định.
Ngoài ra, Điều 32 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp không chỉ xác định rõ trách nhiệm thông báo của Cơ quan đăng ký kinh doanh mà còn quy định cụ thể trách nhiệm sửa đổi, bổ sung hồ sơ của doanh nghiệp trong thời hạn 60 ngày. Sau thời hạn này, nếu doanh nghiệp không nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ sẽ không còn giá trị; đồng thời, cơ quan có thẩm quyền tiến hành thực hiện việc hủy bỏhồ sơ đăng ký này trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Như vậy, trong trường hợp trên, bạn cần xem xét, rà soát thật kỹ lưỡng hồ sơ đăng ký đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền; đồng thời, bổ sung đúng và đầy đủ các tài liệu, giấy tờ theo thông báo yêu cầu bổ sung của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để hoàn tất hồ sơ. Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý rằng việc bổ sung các loại giấy tờ pháp lý trên phải được thực hiện trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Trân trọng./.
