Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Tôi đã chuẩn bị xong hồ sơ và các tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh những bất cập trong quá trình đăng ký, tôi muốn biết rằng sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ bằng cách nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc thông qua dịch vụ bưu chính thì việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sẽ diễn ra như thế nào? Và pháp luật quy định Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là gì? Mong Luật sư hỗ trợ tư vấn giúp tôi!
MỤC LỤC
1. Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là gì?
Trả lời:
1. Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là gì?
Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:
“Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
4. Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp quy định tại khoản 19 Điều 4 Luật Doanh nghiệp là hệ thống thông tin nghiệp vụ chuyên môn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và vận hành để gửi, nhận, lưu giữ, hiển thị hoặc thực hiện các nghiệp vụ khác đối với dữ liệu để phục vụ công tác đăng ký doanh nghiệp.”
Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 19 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 về Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như sau:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
19. Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bao gồm Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu liên quan và hạ tầng kỹ thuật hệ thống.”
Như vậy, Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là hệ thống thông tin nghiệp vụ chuyên môn về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu liên quan và hạ tầng kỹ thuật hệ thống theo quy định.
Có thể thấy, hệ thống thông tin nghiệp vụ chuyên môn về đăng ký doanh nghiệp không chỉ đóng vai trò là nền tảng kỹ thuật số trọng yếu mà còn bảo đảm cho công tác quản lý, trao đổi dữ liệu đăng ký doanh nghiệp diễn ra một cách nhanh chóng, minh bạch và có hệ thống.
Ngoài ra, khoản 4 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP còn quy định rõ Bộ Tài chính là cơ quan đóng vai trò quan trọng trong việc chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và vận hành hệ thống, qua đó không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước mà còn tạo thuận lợi cho hoạt động đăng ký doanh nghiệp trong bối cảnh số hóa và hội nhập quốc tế như hiện nay.
2. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính được quy định như thế nào?
Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính được quy định cụ thể tại Điều 31 Nghị định168/2025/NĐ-CP như sau:
“Điều 31. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính
1. Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định này nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải được tiếp nhận và giải quyết trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được tiếp nhận để nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Có đủ giấy tờ theo quy định tại Nghị định này;
b) Tên doanh nghiệp đã được điền vào giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
c) Có số điện thoại của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
d) Đã nộp đủ phí, lệ phí theo quy định.
3. Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
4. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhập đầy đủ, chính xác thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, số hóa, đặt tên văn bản điện tử tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký bằng bản giấy và đính kèm lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế.
6. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa được chấp thuận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp này, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đã nộp hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét, ra thông báo về việc dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Trường hợp từ chối dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh ra thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.”
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sau khi được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính sẽ được cập nhật đầy đủ, chính xác trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc đối với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền mà còn là cơ sở vững chắc để kiểm soát, quản lý thông tin một cách đồng bộ, minh bạch và có hệ thống. Bên cạnh đó, việc cập nhật các thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không những bảo đảm tính chính xác, đầy đủ mà còn phải được truyền sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế nhằm phục vụ cho công tác phối hợp, trao đổi thông tin giữa Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh và Cơ quan thuế theo luật định.
Hơn thế nữa, quy định rõ các điều kiện bắt buộc để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp góp phần bảo đảm tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, tạo tiền đề cho quá trình xử lý được diễn ra nhanh chóng và minh bạch. Qua đó, không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý mà còn bảo đảm quyền lợi của doanh nghiệp trong quá trình đăng ký.
Với mục tiêu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp cũng như các chủ thể kinh doanh khác có liên quan, pháp luật còn đặt ra nghĩa vụ cho Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận, trao giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ cũng như nghĩa vụ khác như: Số hóa hồ sơ giấy, đặt tên văn bản điện tử tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký, đính kèm lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp,....
Có thể thấy, quy định không chỉ thiết lập quy trình tiếp nhận, số hóa và trao đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp mà còn là cơ sở cho phép doanh nghiệp có quyền dừng thực hiện thủ tục đăng ký này khi hồ sơ chưa được chấp thuận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp thực hiện việc gửi văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục đăng ký này đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đã nộp hồ sơ và nhận kết quả trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
Trân trọng./.
