Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì? Giấy tờ pháp lý của tổ chức là gì? Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Luật sư cho tôi hỏi: Doanh nghiệp tôi hoạt động lĩnh vực xuất nhập khẩu nông sản và Điều lệ công ty ghi nhận tài liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ ở phòng hành chính tổng hợp đặt tại trụ sở chính. Do đó, tôi muốn biết thêm về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ pháp lý của tổ chức hiện nay được hiểu như thế nào? Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định ra sao? Mong nhận được sự phản hồi từ Luật sư!
MỤC LỤC
1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?
2. Giấy tờ pháp lý của tổ chức là gì?
3. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Trả lời:
1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 15 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
15. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.”
Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý do Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp ghi nhận các thông tin liên quan việc đăng ký và tồn tại dưới hai hình thức: Bản giấy hoặc bản điện tử.
Đây là căn cứ pháp lý quan trọng chứng minh doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật, xác lập tư cách chủ thể kinh doanh cũng như là cơ sở để Nhà nước quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả và có hệ thống.
2. Giấy tờ pháp lý của tổ chức là gì?
Giấy tờ pháp lý của tổ chức được quy định tại khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
17. Giấy tờ pháp lý của tổ chức là một trong các loại giấy tờ sau đây: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu tương đương khác.”
Từ quy định trên, có thể hiểu giấy tờ pháp lý của tổ chức là các loại giấy tờ có giá trị pháp lý nhằm xác định tư cách pháp nhân hay sự diện diện hợp pháp của một tổ chức theo pháp luật, bao gồm: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các tài liệu tương đương khác.
Pháp luật về doanh nghiệp không định nghĩa cụ thể thế nào là giấy tờ pháp lý của tổ chức, tuy nhiên, bằng cách liệt kê mang tính gợi mở, Điều luật thể hiện được sự linh hoạt và phù hợp với tình hình thực tế, đặc biệt đối với các tổ chức nước ngoài, tổ chức hoạt động theo quy định chuyên ngành,... Việc xác định và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý của tổ chức rất cần thiết và đóng vai trò quan trọng trong các thủ tục hành chính và trong các hoạt động thương mại, ủy quyền, góp vốn,...
3. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020 được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 như sau:
“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
h) Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”
Tài liệu của doanh nghiệp phải lưu trữ được phân loại cụ thể, phù hợp với mỗi loại hình doanh nghiệp bao gồm: Tài liệu pháp lý bắt buộc, chứng minh tính hợp pháp, tư cách thành viên và quyền sở hữu vốn góp (Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ, sổ đăng ký cổ đông,...); Giấy tờ pháp lý liên quan đến hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ (Văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp, Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm,...) hay biên bản kiểm phiếu, biên bản họp, báo cáo tài chính hằng năm và các quyết định, tài liệu pháp lý khác của doanh nghiệp theo quy định trên.
Tài liệu của doanh nghiệp là căn cứ pháp lý không chỉ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và các chủ thể liên quan mà còn đóng vai trò quan trọng khi có tranh chấp phát sinh. Do vậy, tài liệu của doanh nghiệp cần được lưu trữ một cách kỹ càng, cẩn thận tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được ghi nhận trong Điều lệ công ty và lưu trữ trong một thời hạn theo quy định pháp luật có liên quan.
Trân trọng./.
