Người thành lập doanh nghiệp là ai? Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào? Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện ra sao?

Luật sư cho tôi hỏi: Tôivà cộng sự của mình dự kiến cùng mở doanh nghiệp trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ du lịch. Tuy nhiên, tôi có chuyến công tác ở nước ngoài nên không thể trực tiếp thực hiện đăng ký doanh nghiệp. Và cộng sự của tôi sẽ thay tôi thực hiện thủ tục này, nhưng tôi không biết pháp luật có cho phép hay không. Do vậy, để tránh rủi ro pháp lý không đáng có, tôi muốn hỏi hiện nay pháp luật quy định như thế nào về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp? Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp được pháp luật quy định ra sao? Mong Luật sư hỗ trợ!

MỤC LỤC

1. Người thành lập doanh nghiệp là ai?

2. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?

3. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện rasao?

Trả lời:

1. Người thành lập doanh nghiệp là ai? 

Căn cứ theo quy định tại khoản 25 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 về người thành lập doanh nghiệp như sau:

“Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

25. Người thành lập doanh nghiệp là cá nhân, tổ chức thành lập hoặc góp vốn để thành lập doanh nghiệp.”

Việc xác định đúng người thành lập doanh nghiệp có ý nghĩa pháp lý quan trọng trong việc ghi nhận tư cách chủ thể trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và phân biệt với các chủ thể khác như: thành viên công ty, người đại diện theo pháp luật,...

Đây cũng chính là cơ sở pháp lý nhằm đảm bảo tính minh bạch cũng như xác định rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các bên trong quá trình doanh nghiệp hoạt động, kinh doanh.

2. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định cụ thể tại Điều 12 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính Phủ về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là “Nghị định 168/2025/NĐ-CP”) như sau:

“Điều 12. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.”

Dẫn chiếu đến khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh như sau:

“Điều 21. Nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

...

5. Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp.”

Như vậy, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Tùy mỗi trường hợp ủy quyền cụ thể mà hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải có các loại giấy tờ, tài liệu theo luật định.

Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP còn nhấn mạnh nghĩa vụ chịu trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền vềtính hợp pháp, chính xác của việc ủy quyền. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm ngăn chặn hành vi lợi dụng việc ủy quyền này để thực hiện cácvi phạm trong quá trình đăng ký doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, pháp luật đặc biệt chú trọng đến việc xác thực điện tử của người ủy quyền và người được ủy quyền, sở dĩ vì đây là điều kiện tiên quyết để được cơ quan có thẩm quyền cấp đăng ký doanh nghiệp theo luật định. Nếu quá trình xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền sẽ xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. Quy định như vậy không chỉ thể hiện rõ tính linh hoạt, chủ động trong quá trình đăng ký doanh nghiệp mà còn bảo đảm được quyền và lợi ích chính đáng của các cá nhân, tổ chức có liên quan. Nếu người ủy quyền không thực hiện hoặc từ chối xác nhận việc ủy quyền, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình theo quy định nhằm làm bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm của các bên.

Ngoài ra, pháp luật về doanh nghiệp còn quy định chi tiết về việc người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký phải kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực như: ThẻCăn cước,thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu, hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế khác theo luật định.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định thực hiện ra sao?

Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định cụ thể tại Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi, bãi bỏ bởi khoản 12 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025 như sau:

“Điều 26. Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp

1. Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký doanh nghiệp với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo phương thức sau đây:

a) Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;

b) Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính;

c) Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

2. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định của Luật này và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

5. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp đăng ký doanh nghiệp; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp. Trường hợp từ chối đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

6. Chính phủ quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục, liên thông trong đăng ký doanh nghiệp, việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”

Pháp luật cho phép người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bằng nhiều phương thức khác nhau. Theo đó, việc đăng ký doanh nghiệp có thể được thực hiện trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hay thông qua dịch vụ bưu chính, mạng thông tin điện tử. Việc quy định đa dạng các phương thức đăng ký nhằm tạo điều kiện thuận lợi, linh hoạt cho tổ chức, cá nhân lựa chọn hình thức phù hợp với điều kiện, tình hình thực tế; đồng thời góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong hoạt động quản lý, kiểm soát doanh nghiệp của Nhà nước.

Ngoài ra, quy định rõ hình thức đăng ký doanh nghiệp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đã tạo ra sự đồng nhất trong cách hiểu và thực thi trong thực tế. Theo đó, hồ sơ đăng ký được tạo lập bao gồm đầy đủ các nội dung, tài liệu theo quy định của pháp luật và có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ đăng ký bằng bản giấy, bảo đảm hiệu lực pháp lý trong việc cấp đăng ký doanh nghiệp.

Cùng với đó, pháp luật còn trao cho Cơ quan đăng ký kinh doanh quyền cấp, từ chối cấp đăng ký doanh nghiệp và trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký; thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn luật định.

Có thể thấy, quy định về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp không chỉ là bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay mà còn góp phần nâng cao hiệu quả, minh bạch trong việc chuẩn bị hồ sơ cũng như quá trình đăng ký doanh nghiệp.

Trân trọng./.