1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. 

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nếu hồ sơ đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận giải quyết; trường hợp từ chối tiếp nhận thì trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người yêu cầu công chứng.

Bước 3: Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc tham gia giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, bị cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được và từ chối việc xác minh, yêu cầu giám định hoặc đã xác minh, giám định nhưng vẫn không làm rõ được thì công chứng viên từ chối công chứng.

Bước 4: Công chứng viên kiểm tra dự thảo giao dịch. Nếu trong dự thảo giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa; trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.

Bước 5: Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Bước 6: Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì ký vào từng trang của giao dịch và ký, ghi đủ họ, tên của cá nhân, đóng dấu của tổ chức (nếu có) vào trang cuối của giao dịch; trường hợp điểm chỉ thì thực hiện theo quy định của pháp luật. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định pháp luật.

Bước 7: Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng, vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

(Căn cứ theo Điều 42, Điều 50, Điều 68 Luật Công chứng 2024)

2. Cách thức thực hiện

Người yêu cầu công chứng nộp bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng.

3. Thành phần hồ sơ

(i) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo, tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

(ii) Dự thảo giao dịch;

(iii) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;

(iv) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;

(v) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Lưu ý: Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin quy định tại các mục (iii), (iv) và (v) này trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.

4. Thời hạn giải quyết

Thông thường thời hạn thực hiện không quá 02 ngày làm việc nhưng có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ. Cụ thể:

- Đối với giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc;

- Trong trường hợp có sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan hoặc do nguyên nhân từ phía người yêu cầu công chứng dẫn đến không bảo đảm thời hạn theo quy định trêm thì người yêu cầu công chứng có quyền thỏa thuận bằng văn bản với tổ chức hành nghề công chứng về thời hạn công chứng.

* Lưu ý: Thời hạn công chứng được tính từ ngày công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lệ được ghi nhận trong sổ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến giao dịch, niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản không tính vào thời hạn công chứng.

(Căn cứ theo Điều 45 Luật Công chứng 2024)

5. Đối tượng thực hiện

Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức trong nước hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng giao dịch theo quy định pháp luật.

(Căn cứ theo khoản 3 Điều 2 Luật Công chứng 2024) 

6. Cơ quan thực hiện

Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (Phòng/Văn phòng công chứng) và Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng giao dịch theo quy định tại Điều 73 của Luật Công chứng 2024.

* Lưu ý: Đối với thẩm quyền công chứng giao dịch về bất động sản Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng về bất động sản và công chứng việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ các giao dịch này theo quy định của pháp luật.

7. Kết quả thực hiện

Văn bản công chứng (giao dịch bằng văn bản đã được công chứng).

8. Lệ phí, phí

* Phí công chứng

Theo quy định của pháp luật, cụ thể được quy định tại Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 111/2017/TT-BTC, phí công chứng gồm các loại sau đây:

(i) Mức thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch được xác định theo giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch;

(ii) Phí công chứng hợp đồng, giao dịch không theo giá trị;

(iii) Mức thu phí nhận lưu giữ di chúc: 100 nghìn đồng/trường hợp;

(iv) Mức thu phí cấp bản sao văn bản công chứng: 05 nghìn đồng/trang, từ trang thứ ba (3) trở lên thì mỗi trang thu 03 nghìn đồng nhưng tối đa không quá 100 nghìn đồng/bản;

(v) Phí công chứng bản dịch: 10 nghìn đồng/trang với bản dịch thứ nhất.Trường hợp người yêu cầu công chứng cần nhiều bản dịch thì từ bản dịch thứ 2 trở lên thu 05 nghìn đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ 2; từ trang thứ 3 trở lên thu 03 nghìn đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200 nghìn đồng/bản;

(vi) Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 02 nghìn đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang thứ hai; từ trang thứ ba trở lên thu 01 nghìn đồng/trang nhưng mức thu tối đa không quá 200 nghìn đồng/bản;

(vii) Phí chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản: 10 nghìn đồng/trường hợp (trường hợp hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản);

(viii) Phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng và lệ phí cấp thẻ công chứng viên.

* Phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng

- Mức thù lao công chứng do tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng/phòng công chứng) và người yêu cầu công chứng tự thoả thuận với nhau.

- Tuy nhiên, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh sẽ quy định mức trần cao nhất và việc thu thù lao công chứng của tổ chức hành nghề công chứng không được vượt quá mức trần thù lao này.

Do đó, thù lao công chứng sẽ do sự thoả thuận của các bên và mức trần sẽ phụ thuộc vào quy định của Uỷ ban nhân dân các địa phương khác nhau.

* Chi phí khác

Người yêu cầu công chứng phải trả chi phí trong các trường hợp sau đây:

- Đề nghị xác minh, yêu cầu giám định phục vụ việc công chứng;

- Yêu cầu công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; yêu cầu công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;

- Tổ chức hành nghề công chứng niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản.

Mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận.

Tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết nguyên tắc tính chi phí khác và có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về các chi phí cụ thể đó.

(Căn cứ theo Điều 70, Điều 71, Điều 72 Luật Công chứng 2024 và Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC sửa đổi bổ sung bởi Điều 1 Thông tư 111/2017/TT-BTC)

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Biểu mẫu theo quy định riêng của từng tổ chức hành nghề công chứng (nếu có).

10. Căn cứ pháp lý

- Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính;

- Luật Công chứng 2024.