1. Trình tự thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Người làm chứng ghi chép lại Di chúc miệng ra thành văn bản, cùng ký tên hoặc điểm chỉ.

* Điều kiện cơ bản đảm bảo tính hợp pháp của di chúc miệng(căn cứ theo khoản 1, khoản 5 Điều 630 Bộ luật Dân sự 2015):

- Người lập di chúc minh mẫn, sáng suốt trong khi lập di chúc; không bị lừa dối, đe doạ, cưỡng ép;

- Nội dung của di chúc không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội; hình thức di chúc không trái quy định của luật;

- Di chúc miệng phải thể hiện được ý chí cuối cùng của người lập di chúc;

- Di chúc miệng phải được lập trước mặt ít nhất hai người làm chứng;

- Người làm chứng ghi chép lại, cùng ký tên hoặc điểm chỉ.

Lưu ý: Mọi người đều có thể làm chứng cho việc lập di chúc, trừ những người sau đây (căn cứ theo Điều 632 Bộ luật Dân sự 2015):

- Người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của người lập di chúc;

- Người có quyền, nghĩa vụ tài sản liên quan tới nội dung di chúc;

- Người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng thì di chúc phải được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng.

- Cơ quan có thẩm quyền công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng: Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (căn cứ theo Điều 2, Điều 78 Luật Công chứng 2014);

- Cơ quan có thẩm quyền chứng thực: Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên (căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ).

Lưu ý: 

- Theo quy định tại Điều 42 Luật Công chứng 2014, với các trường hợp công chứng di chúc có tài sản là bất động sản thì có thể thực hiện công chứng ở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố nơi tổ chức công chứng đặt trụ sở. Do đó, khi thực hiện công chứng di chúc liên quan đến bất động sản, người lập di chúc không phải đến tại Phòng/Văn phòng công chứng nơi có đất để thực hiện.

- Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực di chúc mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác (căn cứ theo Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ).

Bước 4: Thực hiện công chứng, chứng thực di chúc.

* Trường hợp công chứng (căn cứ theo Điều 40, Điều 56 và Điều 60 Luật Công chứng 2014):

- Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;

- Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện giao dịch lập di chúc; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch lập di chúc;

- Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết giao dịch lập di chúc có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của việc lập di chúc chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

- Công chứng viên kiểm tra dự thảo di chúc; nếu trong dự thảo có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo di chúc hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

- Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo di chúc thì ký vào từng trang của hợp di chúc. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định pháp luật để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Lưu ý:

- Đối với trường hợp di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đang lưu giữ di chúc biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc đó.

- Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.

* Trường hợp chứng thực (căn cứ theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ):

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia lập di chúc tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực;

- Các bên tham gia lập di chúc phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt;

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch;

- Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối, trường hợp có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của giao dịch.

Bước 5: Nộp lệ phí, phí công chứng và thù lao công chứng.

Bước 6: Nhận kết quả.

2. Cách thức thực hiện

- Nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ;

- Nộp thông qua dịch vụ bưu chính.

3. Thành phần hồ sơ

* Trường hợp công chứng (căn cứ theo Điều 40 Luật Công chứng 2014):

- Phiếu yêu cầu công chứng tại trụ sở hoặc Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở (nếu có) (theo mẫu), trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

- Dự thảo Di chúc;

- Bản sao giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân; Hộ chiếu của người lập và người nhận; Sổ hộ khẩu; Xác nhận tình trạng hôn nhân; Đăng ký kết hôn…;

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp di chúc liên quan đến tài sản đó như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ); Đăng ký xe ô tô…;

- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Lưu ý: Bản sao là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

* Trường hợp chứng thực (căn cứ theo Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ):

- Dự thảo di chúc;

- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp di chúc liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Lưu ý: Bản sao các giấy tờ quy định này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

4. Thời hạn giải quyết

- Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc (căn cứ theo Điều 43 Luật Công chứng 2014).

- Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ (căn cứ theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ).

Lưu ý: Thời hạn thực hiện có thể sớm hơn hoặc muộn hơn tùy thuộc vào điều kiện thực tế giải quyết hồ sơ.

5. Đối tượng thực hiện

Người yêu cầu lập di chúc đang trong trường hợp tính mạng một người bị cái chết đe dọa và không thể lập di chúc bằng văn bản nên buộc phải lập di chúc miệng.

6. Cơ quan thực hiện

- Cơ quan có thẩm quyền công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng: Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (căn cứ theo Điều 2, Điều 78 Luật Công chứng 2014);

- Cơ quan có thẩm quyền chứng thực: Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên (căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ).

7. Kết quả thực hiện

Di chúc (có tính hợp pháp theo quy định pháp luật).

8. Lệ phí

Lệ phí chứng thực tại Ủy bân nhân dân cấp xã và phí công chứng di chúc tại tổ chức công chứng đều là 50.000 đồng/di chúc (Theo Quyết định 1024/QĐ-BTP ngày 09/5/2018 của Bộ Tư pháp và Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính).

Đồng thời, tại khoản 4 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính cũng quy định mức thu phí nhận lưu giữ di chúc là 100.000 đồng/trường hợp.

Riêng thù lao công chứng di chúc sẽ do các tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng tự thỏa thuận nhưng không được vượt quá mức trần thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

Phiếu yêu cầu công chứng tại trụ sở hoặc Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở (nếu có) (theo mẫu) đối với trường hợp chọn hình thức công chứng.

10. Căn cứ pháp lý

- Luật Công chứng 2014;

- Bộ luật Dân sự 2015;

- Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ;

- Thông tư 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính;

- Quyết định 1024/QĐ-BTP ngày 09/5/2018 của Bộ Tư pháp.