Lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?

Luật sư cho tôi hỏi: Pháp luật hiện hành quy định cụ thể như thế nào về quy trình lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy và việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ này, bao gồm các yêu cầu về nội dung, hình thức, trình tự thực hiện, thẩm quyền phê duyệt và thời hạn lưu trữ nhằm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và hợp pháp trong công tác quản lý hồ sơ lý lịch tư pháp?

MỤC LỤC

1. Việc lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?

2. Việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?

Trả lời:

1. Việc lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?

Liên quan đến việc lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được quy định tại Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như sau:

“Điều 17. Lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. "Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy" bao gồm Lý lịch tư pháp của cá nhân, các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp và các văn bản khác có liên quan đến cá nhân người có Lý lịch tư pháp như quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, giấy chứng tử, kết quả xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích, được tập hợp và đưa vào hồ sơ theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân.

2. Sau khi Lý lịch tư pháp đã được lập, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để lưu trữ vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Lý lịch tư pháp đã lập phải được đóng dấu của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp ở góc bên trái, phía trên, nơi ghi tên cơ quan lập Lý lịch tư pháp. Lý lịch tư pháp có nhiều tờ thì phải được đóng dấu giáp lai.

3. Tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp theo thứ tự như sau:

a) Danh mục tài liệu;

b) Lý lịch tư pháp;

c) Các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp;

d) Các văn bản khác có liên quan.

4. Các văn bản quy định tại điểm b, điểm c, điểm d khoản 3 Điều này được sắp xếp theo thứ tự thời gian nhận được văn bản, đánh số tờ, bắt đầu từ tờ số 01 cho đến tờ cuối cùng.

Trường hợp bổ sung thêm số tờ của Lý lịch tư pháp trong quá trình cập nhật thông tin bổ sung thì đánh số trùng với số tờ trước đó của Lý lịch tư pháp và thêm chữ cái a, b, c....Việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác, đánh bằng bút chì đen, mềm và cách mép bên phải, phía trên tờ giấy 1 cm.

5. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được lập phải được đánh số lưu trữ hồ sơ. Số lưu trữ hồ sơ được đánh từ 01 đến n theo thứ tự thời gian đưa hồ sơ bằng giấy vào lưu trữ, không quay vòng theo năm.

6. Danh mục tài liệu được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này (mẫu số 01/TT-BTP), bao gồm những thông tin sau: số thứ tự, tên văn bản, số hiệu văn bản, tờ số, ngày lưu văn bản, người lưu văn bản.

Ví dụ: Hồ sơ lý lịch tư pháp gồm Lý lịch tư pháp gồm 03 trang, tờ số 01, 02, 03 và Quyết định thi hành án hình phạt tù gồm 01 trang, tờ số 04, sau đó Lý lịch tư pháp được bổ sung thêm 02 tờ thì Danh mục tài liệu được ghi như sau:

7. Bìa hồ sơ lý lịch tư pháp theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này (mẫu số 02/TT-BTP), bao gồm những thông tin sau: Tên cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; mã số Lý lịch tư pháp; số lưu trữ hồ sơ; họ và tên người có Lý lịch tư pháp; ngày, tháng, năm sinh; số Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; nơi thường trú; nơi tạm trú.

Thông tin trên bìa hồ sơ lý lịch tư pháp phải ghi rõ ràng bằng bút dạ mực đen, không viết tắt, họ và tên của người có Lý lịch tư pháp viết bằng chữ in hoa, các mục khác viết chữ thường, mục ngày, tháng, năm sinh dùng dấu gạch ngang.

8. Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được lập và đưa vào lưu trữ trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc lập Lý lịch tư pháp; trường hợp Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nhận được Lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp cung cấp thì thời hạn là 20 ngày, kể từ ngày nhận được Lý lịch tư pháp đó.”

Việc lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là một quy trình pháp lý chặt chẽ, có tính hệ thống cao và được quy định cụ thể nhằm đảm bảo việc quản lý, lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp một cách khoa học, đầy đủ và thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.

Theo đó, hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy không chỉ bao gồm Lý lịch tư pháp của cá nhân mà còn tập hợp đầy đủ các văn bản có chứa thông tin liên quan như văn bản do các cơ quan, tổ chức cung cấp, quyết định tư pháp, tài liệu hộ tịch, kết quả xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích,… Tất cả các tài liệu này được sắp xếp, phân loại theo nguyên tắc hồ sơ cá thể hóa cho từng cá nhân.

Việc lập hồ sơ do cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện sau khi Lý lịch tư pháp đã được lập xong, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt về hình thức như việc phải có dấu đóng của cơ quan quản lý, trường hợp nhiều tờ phải đóng dấu giáp lai, tài liệu bên trong được đánh số tờ rõ ràng, theo trình tự thời gian và bằng bút chì đen mềm theo quy định kỹ thuật cụ thể (vị trí, ký hiệu phụ nếu có tờ bổ sung).

Hồ sơ được lập phải có danh mục tài liệu theo mẫu số 01/TT-BTP, thể hiện đầy đủ các thông tin như số hiệu văn bản, tờ số, ngày lưu, người lưu. Bìa hồ sơ lý lịch tư pháp theo mẫu số 02/TT-BTP, ghi đầy đủ thông tin cá nhân và đơn vị quản lý, với yêu cầu ghi chép chính xác, thống nhất về hình thức trình bày.

Về thời hạn, hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được hoàn tất và đưa vào lưu trữ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày lập lý lịch tư pháp. Trường hợp Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia nhận được hồ sơ do Sở Tư pháp chuyển đến thì thời hạn lưu trữ là 20 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận lý lịch tư pháp đó.

Như vậy, việc lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là một khâu không thể thiếu trong hệ thống quản lý dữ liệu lý lịch tư pháp, góp phần đảm bảo tính minh bạch, đầy đủ, phục vụ hiệu quả công tác tư pháp, đồng thời là căn cứ pháp lý quan trọng cho các hoạt động xác minh, tra cứu, cung cấp thông tin khi cần thiết. Tính chính xác, thống nhất và khả năng lưu trữ lâu dài của hình thức này vẫn giữ vai trò quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

2. Việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được quy định thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 18 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp quy định liên quan đến bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy như sau:

“Điều 18. Bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. Sau khi cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã được lập trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bổ sung các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

2. Khi bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện đánh số tờ của tài liệu đối với các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp bổ sung theo quy định tại khoản 4 Điều 17 và ghi vào Danh mục tài liệu theo quy định tại khoản 6 Điều 17 của Thông tư này. Việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Trong quá trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, không được làm mất, hư hỏng, thay đổi tài liệu có trong hồ sơ.

3. Khi người bị kết án đã chấp hành xong bản án và thông tin về việc chấp hành xong bản án được cập nhật vào Lý lịch tư pháp điện tử thì người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ in toàn bộ phần thông tin về tình trạng thi hành bản án đã được cập nhật, bổ sung để đưa vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy của người đó.

4. Trường hợp bổ sung, đính chính thông tin về cá nhân hoặc thông tin về bản án trong Lý lịch tư pháp điện tử thì người làm công tác lý lịch tư pháp in phần thông tin cá nhân hoặc thông tin về bản án đã được chỉnh sửa để bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy của người đó kèm theo các văn bản chứa thông tin bổ sung, đính chính. Việc bổ sung thông tin phải có sự xác nhận, phê duyệt của người có thẩm quyền.”

Việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là một hoạt động có tính pháp lý và nghiệp vụ quan trọng, nhằm đảm bảo hồ sơ được cập nhật kịp thời, đầy đủ và phản ánh chính xác tình trạng lý lịch tư pháp của cá nhân. Hoạt động này được thực hiện đồng bộ, liên thông với quá trình cập nhật thông tin trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, thể hiện sự kết nối giữa hình thức quản lý điện tử và giấy tờ truyền thống.

Cụ thể, sau khi thông tin lý lịch tư pháp bổ sung đã được cập nhật trong cơ sở dữ liệu điện tử, người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm in các tài liệu chứa thông tin bổ sung và đưa vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, đồng thời phải đánh số tờ và cập nhật vào danh mục tài liệu theo đúng quy định. Việc này không thể thực hiện tùy tiện mà phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và kiểm soát chặt chẽ trong xử lý hồ sơ.

Ngoài ra, khi người bị kết án đã chấp hành xong bản án hoặc khi có sự bổ sung, đính chính thông tin cá nhân hoặc bản án trong Lý lịch tư pháp điện tử thì phần thông tin đã được cập nhật hoặc chỉnh sửa phải được in ra và bổ sung vào hồ sơ giấy kèm theo các văn bản có liên quan. Việc bổ sung này cũng phải được xác nhận và phê duyệt bởi người có thẩm quyền, bảo đảm tính minh bạch, khách quan trong quản lý hồ sơ.

Trong suốt quá trình bổ sung, người làm công tác lý lịch tư pháp phải có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tuyệt đối không được làm mất, thay đổi hoặc làm hư hỏng tài liệu, thể hiện yêu cầu nghiêm ngặt về đạo đức nghề nghiệp cũng như tính bảo mật của hệ thống lưu trữ hồ sơ tư pháp.

Tóm lại, quy định về việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy không chỉ bảo đảm tính liên tục và chính xác của hồ sơ cá nhân mà còn thể hiện sự nhất quán trong quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác tư pháp, bảo đảm quyền lợi của công dân và phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa, đồng bộ hóa hệ thống quản lý dữ liệu trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

Trân trọng./.