Hợp pháp hoá lãnh sự là gì? Khi nào phải hợp pháp hoá lãnh sự?

Luật sư cho tôi hỏi: Tôi là du học sinh tại Hàn Quốc, vừa tốt nghiệp đại học và muốn về Việt Nam làm việc. Trường có cấp bảng điểm và bằng tốt nghiệp bằng tiếng Anh. Vậy tôi có cần hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ này trước khi nộp hồ sơ xin việc ở Việt Nam không?

MỤC LỤC

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

2. Khi nào phải hợp pháp hóa lãnh sự?

3. Các loại giấy tờ không được hợp pháp lãnh sự

Trả lời:

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp 2007 quy định:

“Điều 7. Hợp pháp hóa lãnh sự và việc công nhận giấy tờ, tài liệu ủy thác tư pháp

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam.

….”

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP

“Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”

Theo đó, hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

2. Khi nào phải hợp pháp hóa lãnh sự?

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định:

“Điều 4. Yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài, các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam phải được chứng nhận lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp quy định tại Điều 9 Nghị định này.”

Như vậy, phải hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp tại Việt Nam:

- Bằng cấp, bảng điểm nước ngoài dùng để xin việc, học tiếp, làm thủ tục công nhận văn bằng tại Việt Nam;

- Giấy khai sinh, giấy chứng nhận độc thân của người nước ngoài để đăng ký kết hôn tại Việt Nam;

- Lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp để xin cấp visa, giấy phép lao động tại Việt Nam.

….

Khi sử dụng giấy tờ, tài liệu của Việt Nam ở nước ngoài: Giấy khai sinh, hộ khẩu, lý lịch tư pháp, bằng tốt nghiệp của công dân Việt Nam để du học, lao động hoặc định cư ở nước ngoài…. Trừ trường hợp tại Điều 9 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

“Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.”

3. Các loại giấy tờ không được hợp pháp lãnh sự

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

“Điều 10. Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4. Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.”

Như vậy, để được hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ phải đảm bảo tính xác thực, hợp pháp và được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền. Các giấy tờ không đáp ứng các điều kiện trên sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự.

Trân trọng./.